Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 9 janvier 2024

Artganisation Virtuelle, Inc. (« Artganisation ») comprend que l’utilisation de technologies virtuelles peut soulever des questions en matière de vie privée. Nous espérons que cette Politique de confidentialité (la «Politique») pourra répondre à vos interrogations en vous fournissant de l’information sur le type de renseignements personnels que nous collectons, et nos pratiques à cet égard. Elle contient également des informations à l’égard de vos droits relatifs à vos renseignements personnels.

Si vous avez des questions additionnelles en lien avec vos Renseignements Personnels ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en matière de protection de la vie privée, vous pouvez nous contacter à tout moment par l'intermédiaire de notre Responsable de la protection de la vie privée :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Adresse du bureau: 2C, rue de la Ferme, Sainte-Martine, Québec, J0S 1V0, Canada Courriel: info@artganisationvirtuelle.com

1. Quand est-ce que la Politique est applicable?

Cette Politique s’applique aux renseignements personnels, soit les renseignements qui peuvent identifier un individu directement ou indirectement. Sachez toutefois que certains renseignements personnels dont il est question dans cette Politique et relatifs à votre emploi ne sont pas nécessairement couverts par les lois applicables aux renseignements personnels. Vous pourriez ne pas bénéficiez des mêmes droits à l’égard de ces renseignements personnels.

Elle s’applique à l’égard des renseignements personnels que nous collectons, utilisons et communiquons dans le cadre de nos activités, notamment lorsque :

• Vous participez à nos formations, notamment dans le cadre des appels de groupe, de la messagerie directe, ou de nos groupes sur les réseaux sociaux (« Services de formation »);

• Afin d’offrir des services d’assistante ou autrement des services administratifs auprès de nos clients, tels que des coachs (« Services administratifs »);

• Pour fournir des sessions de mentorat personnalisées ;

• Afin de faire du marketing à l’égard de nos services, et afin de gérer les demandes de

  services, incluant les propositions d’affaires;

• Lorsque vous interagissez avec nous sur nos médias sociaux.

  (Ensembles, nos “Services”)

  Dans le cadre de nos Services, vous pourriez avoir accès à du matériel, des technologies, des applications, ou encore des services offerts par des tierces parties, incluant celles que vous mettez à notre disposition, tel que pour vous offrir les Services administratifs à partir de vos systèmes de choix. Le cas échéant, vous comprenez que cette Politique ne couvre pas les pratiques de ces tierces parties, et que nous ne contrôlons pas comment celles-ci traitent vos renseignements personnels. Veuillez-vous référer à leurs propres politiques pour plus d’information.

  Nous fournissons les Services administratifs selon les instructions de nos clients. La nature des Services administratifs peut varier d’un client à un autre, notamment, nous pouvons gérer des communautés, mettre en place des processus, ou administrer les services de nos clients. Veuillez-vous référer à leurs propres politiques pour plus d’information sur leurs pratiques à l’égard des renseignements personnels.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous, et pourquoi?

Nous collectons les renseignements personnels indiqués dans le tableau ici-bas, pour ces finalités. Sauf si permis autrement par la loi, nous utilisons vos consentements avec votre consentement. Le cas échéant, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps à info@artganisationvirtuelle.com. Cependant, votre participation à certaines des activités relatives aux Services de formation requiert le partage de vos renseignements personnels.

Sauf si nous l'indiquions autrement, nous recueillons les renseignements personnels directement des participants à nos Services de formation. Dans le cadre de nos Services administratifs, nous recueillons également les renseignements personnels que nos clients nous partagent, pour les finalités déterminées par nos clients.

Types de renseignements personnels

Coordonnées d’affaires

Exemples : votre nom, adresse, courriel, numéro de téléphone

Finalités de la collecte :

• Afin de vous permettre de participer à nos Services de formation, ou de communiquer avec vous dans le cadre de ces Services (notamment dans le cadre de sessions de mentorat personnalisées)

• Afin de vous faire parvenir notre contrat d’affaires et les bons de commande afférent

• Afin de recueillir votre consentement à l’égard du traitement de vos renseignements personnels

• Afin de céduler des rendez-vous avec vous

• Afin de répondre à vos demandes et courriels

• Afin de vous faire parvenir vos factures et reçus

• Dans le cadre de nos Services administratifs, selon vos instructions

Photos, vidéos et enregistrements

Exemples : appel téléconférence dans le cadre des formations, photos lors de séances de coaching virtuel, etc. Nous utilisons ce type de renseignements personnels selon votre consentement exprès, les finalités dépendent donc de votre formulaire de consentement.

Finalités de la collecte :

• Afin de vous permettre de participer à nos sessions de mentorat et aux appels de groupe.

• Afin de publier des photos relatives à nos Services de formation, notamment sur nos réseaux sociaux

• Afin d’enregistrer les conversations de groupe et les sessions de groupe dans le cadre de formation, et le cas échéant, afin de les rendre disponibles aux participants.

Renseignements personnels relatifs aux communications

Exemples : contenu des messages textes, messages vocaux, courriels et échanges entre nous et des participants à la formation.

Finalités de la collecte :

• Afin de fournir le mentorat inclus dans les Services de formation

• Afin de répondre à vos demandes

• Afin de vous fournir de l’information à l’égard des Services

Données générées automatiquement

Exemples : adresse IP, ville, heure et date de l’accès à du matériel de formation, métadonnées

Finalités de la collecte :

• Ces données sont générées automatiquement dans le cadre de l’utilisation de technologies, notamment à l’égard de votre navigateur web par l’entremise de témoins sur notre site web et site de formation.

3. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire à la finalité de la collecte, ou plus longtemps si la loi nous y oblige.

Nous supprimons les enregistrements relatifs aux appels de groupe dans un délai de 14 jours de la fin d’une formation, toutefois, des copies de sauvegarde peuvent subsister quelques temps auprès de notre hébergeur.

4. Transférons-nous des renseignements personnels hors du Canada?

Nous utilisons des fournisseurs de services localisés hors du Canada, comme aux États-Unis, pour vous fournir les Services. Par exemple, nous utilisons Google Cloud et Trello, qui sont hébergés aux États-Unis, ainsi que des plateformes tierces comme WhatsApp qui sont hébergées aux États-Unis. Nous avons des contrats avec ces fournisseurs de services, mais vos renseignements personnels pourraient autrement ne pas bénéficier de la même protection qu’au Québec lorsqu’ils sont transférés ailleurs.

5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons Google Cloud afin d’héberger vos renseignements personnels, notamment dans le cadre de communications ou des Services de formation. Google Cloud utilise le chiffrement au repos et en déplacement pour protéger vos données. Il s’agit d’un fournisseur audité par plusieurs tierces parties indépendantes à l’égard de leurs mesures de sécurité, notamment sous les normes ISO 27001, 27017, 27018, 27701 (laquelle s’applique en matière de vie privée). Au même titre, Trello est aussi certifié ISO 27001 à l’égard de ses mesures de sécurité, ainsi que sous SOC 1 et SOC 2. En outre, des scans de vulnérabilité sont complétés de façon hebdomadaire. Chez Artganisation, nous avons également activé l’authentification à double facteur et utilisons des groupes d’accès pour protéger vos renseignements personnels des accès non autorisés par des participants à d’autres formations que les vôtres.

6. Partageons-nous vos renseignements personnels avec des tiers ?

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des courtiers en données. Toutefois, nous pourrions partager vos renseignements de contact à une tierce partie dans le cadre d’un référencement, dans quel cas, nous pourrions obtenir une compensation financière de cette tierce partie.

Vous trouverez ci-dessous les catégories de tiers avec lesquels nous pouvons partager vos renseignements personnels, ainsi que les circonstances d’un tel partage.

• Prestataires de services. Nous utilisons des tierces parties pour fournir les Services, ou pour les administrer. Outre Google Cloud et Trello, nous utilisons Calendly, Canva, EverSign et Gmail. Ces tierces parties traitent vos renseignements personnels pour les fins des Services.

• Participants. Lorsque vous participez à des appels de groupes, ou autrement à des activités reliées à nos Services de formation, vos renseignements personnels pourraient être partagés avec les autres participants. En outre, ils peuvent avoir accès aux enregistrements des appels de groupe.

• Plateforme de communication. Dans le cadre de nos Services, nous utilisons des tierces parties, notamment WhatsApp, afin de communiquer avec vous. Ces tierces parties ont donc accès aux informations que nous partageons dans le cadre de ces communications.

  Nous pourrions également être forcés de partager vos renseignements personnels avec les autorités ou autrement, tel que prévu dans la loi. De même, si nous vendons notre entreprise, ou une partie de notre entreprise, ou autrement dans le cadre d’une transaction commerciale, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels à cette fin.

7. Quels sont vos droits quant à vos renseignements personnels?

Dépendant des lois qui vous sont applicables, vous pouvez bénéficier de certains droits à l’égard de vos renseignements personnels, notamment :

• Le droit d’être informé à l’égard de notre traitement de vos renseignements personnels

• Le droit de retirer votre consentement à notre traitement de vos renseignements personnels

• Le droit de modifier vos renseignements personnels, notamment s’ils sont inexacts

• Le droit d’accéder à vos renseignements personnels

  Vous pouvez exercer vos droits en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste :

  Responsable de la protection des renseignements personnels

  Adresse du bureau: 2C, rue de la Ferme, Sainte-Martine, Québec, J0S 1V0, Canada Courriel: info@artganisationvirtuelle.com

  Il se peut que des renseignements personnels additionnels soient nécessaires afin de vous identifier. Si nous ne pouvons pas répondre à votre demande, nous vous informerons des motifs. En tout temps, vous pouvez porter appel de notre décision auprès de la Commission d’accès à l’information. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, nous vous suggérons toutefois de communiquer avec nous : nous tenterons de vous assister de nouveau.

8. Pouvons-nous mettre à jour cette Politique?

Absolument ! Il est important pour nous de vous tenir informé de la manière dont nous collectons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. De nombreuses raisons peuvent nous amener à modifier cette Politique, comme un changement législatif ou un changement dans la façon dont nous collectons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

La date de la dernière mise à jour de cette Politique figure au début du document. Nous nous efforcerons de vous informer de changements significatifs à cette Politique, lorsque possible. Nous vous encourageons toutefois à consulter ce document fréquemment.